Ja, ik ga akkoord Nee, ik ga niet akkoord X

Ons inkoopbeleid

In ons inkoopbeleid willen we hoge kwaliteit voor een redelijke prijs met als perspectief een duurzaam en veilig spoor. Dat lukt alleen door nauw samen te werken met onze ketenpartners: aannemers, ingenieurs, adviseurs en toeleveranciers.

Dialoog

‘Van achter naar voren’, zo is ons inkoopbeleid samen te vatten. Anders gezegd: wat is er nú nodig voor een spoor zonder verstoringen en hoe voorkomen we daarbij hinder voor reizigers? En dat alles in een setting van continu verbeteren en innoveren op kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid. De onderliggende vraag is hoe we de verschillende spelers in de keten zo inzetten, dat de overallprestatie verbetert. Dat vraagt om een actieve, open dialoog met alle partijen in de keten.

Duurzaam

Al onze inkopen moeten zo veel mogelijk duurzaam zijn, vinden wij. In 2011 en 2010 hebben we 73% van onze elektriciteit duurzaam ingekocht. In 2012 hebben we onze verwachte elektriciteitsinkoop verduurzaamd. Zo hebben we op station Utrecht Centraal gekozen voor perronkappen met zonnecellen die energie opwekken voor de roltrappen, de liften en de verlichting: samen goed voor een energieopbrengst van ongeveer 85.000 kWh per jaar. Dit staat gelijk aan het energieverbruik van 25 huishoudens en een CO2-reductie van 46 ton per jaar. Ook op station Rotterdam Centraal hebben we perronkappen voorzien van zonnecellen.

Overkapping station Rotterdam Centraal

Overkapping station Rotterdam Centraal

 

Duurzame inkoopcriteria voor bouwprojecten

ProRail doet mee met het overleg Duurzaam GWW, waarbij GWW staat voor grond-, weg- en waterbouw. Dit samenwerkingsverband tussen overheidsopdrachtgevers, marktpartijen en kennisinstituten heeft in 2012 de Aanpak Duurzaam GWW en een omgevingswijzer ontwikkeld. Een geharmoniseerde methode om de projecten structureel op een duurzame wijze te ontwikkelen.

SusStation: highly recommended

SusStation is een ander samenwerkingsverband dat mede op ProRail-initiatief is opgericht, en waarin partijen als Deutsche Bahn, Network Rail en 2 regio’s in Noord-Frankrijk en Noord-Engeland participeren. SusStation is een succesvol Europees project, met zowel praktische als theoretische pijlers. Praktisch, door de bouw van bijvoorbeeld de zonnecellen op Utrecht Centraal en het prijswinnende Accrington Ecostation. Theoretisch, door het ontwikkelen van de Stationsscan Duurzaamheid, waarmee elk station in Europa op duurzaamheid kan worden gemeten.

Verschillende Europese landen hebben belangstelling voor SusStation. Op de 12e duurzaamheidsconferentie van de International Union of Railways is aan SusStation het predicaat Highly Recommended toegekend.

Kwaliteit voor een reële prijs

ProRail wil de transitie maken van sturen op kosten naar sturen op waarde: Best Value Procurement (BVP). Het aanpassen van het spooremplacement bij Utrecht Centraal is een voorbeeld van een opdracht die we in 2012 volgens principes van BVP hebben aanbesteed.

Halverwege 2012 hebben we voor sommige projecten de procedure ‘Gunnen op Reële Prijs’ gewijzigd in de procedure ‘Abnormaal Lage Inschrijving’. In 2012 zijn meerdere abnormaal lage inschrijvingen terzijde gelegd.

Online marktplein voor aanbestedingen

Eén centrale plek, online en voor alle opdrachten van de overheid. Op 1 september 2012 was het zover: TenderNed deed haar intrede, een website waar alle overheidsaanbestedingen worden gepubliceerd en leveranciers zich kunnen inschrijven. Met TenderNed hebben we nu een landelijk systeem, dat ons oude e-procurementsysteem, ORS, op termijn vervangt. Voorlopig houden we nog beide systemen in de lucht, zodat TenderNed de tijd krijgt om zich in de praktijk te bewijzen.

Echt partnership dankzij allianties

Bij grote, complexe bouwprojecten hanteren we soms het alliantiemodel. In een alliantie zijn opdrachtgever en aannemer partners. Winst en verlies worden gedeeld volgens vooraf vastgelegde afspraken. In 2012 hebben we de Bataafse Alliantie succesvol afgerond en is deze genomineerd voor de Bouwpluim. Zowel de financiers en de opdrachtgever, als de aannemers spraken van een goede sfeer, effectieve inzet van vakmanschap en een positief financieel resultaat.

Mobiele werkplaats

Mobiele werkplaats

 

Veiligheidsladder

In 2011 en 2012 hebben we de veiligheidsladder ontwikkeld. Deze zetten we in bij onze aanbestedingen. Een bedrijf dat veiligheid op een hoger niveau in zijn bedrijfsprocessen heeft verankerd, scoort hoger op de ladder, en krijgt voordeel bij elke volgende aanbesteding. Verschillende partijen in de keten, waaronder wijzelf, hebben zich op deze ladder laten kwalificeren. We zijn gecertificeerd op trede 2. Zo proberen we de hele spoorsector veiliger te krijgen.

Hoge veiligheidseisen

Los van een hoge score op de veiligheidsladder, verwachten we van onze leveranciers dat ze de veiligheidsrichtlijnen strikt toepassen. Zo hanteren we een ‘erkenningsregeling’ voor werkzaamheden die te maken hebben met spoorwegveiligheid. Dat betekent dat alleen erkende bedrijven mee mogen doen aan de aanbestedingen, zodat we altijd de veiligheid kunnen garanderen.

Continue verbetering en past performance

Met periodieke prestatiemetingen en bedrijfsaudits toetsen we of een leverancier nog voldoet aan de eisen en op welke punten onze businesspartners verder kunnen verbeteren. We kijken naar zijn bedrijfsprocessen, de kennis en ervaring van zijn personeel, zijn materieel en gereedschap. Voldoen bestaande leveranciers niet meer aan de eisen, dan spreken we ze daar onmiddellijk op aan.

Samen met Rijkswaterstaat heeft ProRail een pilot van een nieuwe vorm van prestatiemeten bij de civiele betonbouwers uitgevoerd. De feitelijke prestaties van de opdrachtnemers tellen zwaarder mee bij een volgende gunningsbeslissing; een principe van ‘past performance’. Voor de bedrijven bestaat zo de mogelijkheid zich beter te onderscheiden en meer rendement te boeken uit goede prestaties. Nieuw is bovendien het principe van ‘dubbele eenzijdigheid’. Oftewel: ook de opdrachtgever wordt beoordeeld.

Afspraken over werktijden

Met al onze grote leveranciers maken we afspraken over de sociale aspecten van het werk. Zo kijken we bijvoorbeeld naar de werktijden. We willen graag werkzaamheden overdag laten uitvoeren, want dat is prettig voor de werknemers van onze leveranciers én voor omwonenden van het spoor.

Dat plaatst ons wel voor een dilemma, omdat onze reizigers en vervoerders het spoor juist overdag willen gebruiken. Tussen al deze belangen maken we steeds een afweging. Zo spreken we bijvoorbeeld af dat ingrijpende, langdurige werkzaamheden uitgevoerd worden tijdens vakantieperiodes. Helaas ontkomen we er soms niet aan om ’s nachts of in de weekeinden te werken.